Już niedługo kontroler będzie wiedział, iż zamówiłeś kawę. Urząd skarbowy będzie wiedział o Tobie wszystko

Już niedługo każdy, kto wystawia lub odbiera faktury, będzie widoczny jak na dłoni. Wachlarz możliwości jest niemal nieograniczony i już niedługo urzędnicy będą wiedzieli o nas wszystko.

Fot. Shutterstock

Ministerstwo Finansów kończy przygotowania do wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który ma obowiązywać od 1 lutego 2026 roku, choć niektóre obowiązki wejdą wcześniej. System ten całkowicie zmieni sposób wystawiania i odbierania faktur – nie tylko dla firm, ale również dla wielu osób prywatnych. Wraz z nowymi zasadami pojawiają się też pytania o zakres wiedzy, jaką państwo zyska na temat naszych wydatków i działalności.

Nie tylko przedsiębiorcy. KSeF dotyczy także konsumentów

Choć głównym celem KSeF są przedsiębiorcy, zmiany odczują także osoby fizyczne, które na co dzień nie prowadzą działalności. Dotyczy to m.in. tych, którzy kupują materiały budowlane i zlecają remonty, korzystają z prywatnych usług lekarskich, otrzymują faktury za szkolenia, kursy czy sprzęt elektroniczny, a także wszystkich Polaków którzy otrzymują jakiekolwiek faktury z tytułu rachunków czy usług. Mogą to być rachunki za zakupy w sklepie w formie faktury imiennej czy choćby rachunek za prąd. Każda faktura – niezależnie, czy dla firmy, czy osoby prywatnej – od momentu wdrożenia systemu będzie trafiać bezpośrednio do urzędu skarbowego. Oznacza to, iż fiskus otrzyma dostęp do informacji o zakupie, jego terminie, wartości oraz danych obu stron transakcji.

Kiedy rusza KSeF i co się zmieni?

Obowiązek wystawiania faktur przez KSeF miał początkowo wejść w życie 1 lipca 2024 roku, jednak ze względu na problemy techniczne został przesunięty. Obecna data to 1 lutego 2026 roku. Od tego momentu wszystkie faktury będą wystawiane, odbierane i przechowywane centralnie – bezpośrednio przez system rządowy. Papierowe i klasyczne elektroniczne wersje faktur stracą rację bytu.

Zmiana obejmie wszystkich podatników VAT oraz część firm zwolnionych z VAT, które wystawiają faktury. System ma też umożliwiać wystawianie faktur osobom fizycznym, choć te nie będą zobowiązane do odbioru faktur przez KSeF. Mimo to – faktura z ich danymi i tak trafi do urzędu.

Jakie informacje trafią do skarbówki?

Każda faktura przekazana przez KSeF będzie zawierać:

• dane sprzedawcy i nabywcy (w tym NIP, adres, imię i nazwisko),
• datę i wartość transakcji,
• opis towaru lub usługi,
• sposób i termin płatności,
• numer rachunku bankowego,
• informacje o ewentualnych rabatach, karach umownych i zaliczkach.

W praktyce oznacza to pełny podgląd na relacje biznesowe oraz część prywatnych wydatków Polaków. Urząd będzie w stanie śledzić, ile pieniędzy wydajesz, na co, od kogo kupujesz i jak często.

Jakie są obawy przedsiębiorców?

Właściciele firm już teraz wyrażają niepokój. Główne wątpliwości to:

• Brak niezależności: każda faktura przechodzi przez system państwowy, który może być czasowo niedostępny.
• Ryzyko błędów technicznych: awarie lub przeciążenia systemu mogą uniemożliwić wystawienie dokumentów.
• Pełna inwigilacja: urzędnicy zyskują niemal natychmiastowy dostęp do danych o obrotach i kontrahentach.
• Sankcje za błędy: za wystawienie faktury poza systemem mogą grozić kary finansowe, choćby jeżeli doszło do pomyłki technicznej.

Niepokój wzbudza również konieczność cyfryzacji procesów u firm, które do tej pory działały na papierze. W szczególnie trudnej sytuacji są małe firmy i jednoosobowe działalności, które nie mają zaplecza IT ani księgowego.

Czego obawiają się konsumenci?

Choć osoby prywatne nie będą zobowiązane do korzystania z KSeF, to dane z wystawionych im faktur i tak trafią do urzędu. To rodzi kilka realnych obaw przede wszystkim o brak prywatności. Zakup drogiego sprzętu, usług medycznych czy remontu mieszkania będzie widoczny dla fiskusa. Rosną też obawy o ryzyko powiązania z innymi dochodami. W przypadku kontroli skarbowej urząd może wykorzystać dane z faktur jako dowód niewspółmierności wydatków do dochodów. Są to tez obawy osób, które tak naprawdę zalegają w sposób legalny, ale boją się, iż dane mogą być niekompletne. Ponadto niektóre firmy przestaną wystawiać dokumenty w tradycyjnej formie, co może utrudnić zwroty, reklamacje lub rozliczenia np. z pracodawcą.

Po wdrożeniu KSeF przedsiębiorcy, którzy nie będą wystawiać faktur przez system, narażają się na surowe kary. Ministerstwo Finansów zapowiedziało, iż będzie mogło nakładać grzywny w wysokości do 100% kwoty podatku z niewłaściwie wystawionej faktury, nie mniej niż 1000 zł. Dla kupujących oznacza to konieczność upewniania się, iż sprzedawca wystawił dokument zgodnie z przepisami – w przeciwnym razie faktura może zostać zakwestionowana, np. w przypadku rozliczeń firmowych lub odliczeń podatkowych.

Era pełnej transparentności

Wprowadzenie KSeF to największa reforma w obrocie fakturami od lat. Z jednej strony zwiększy bezpieczeństwo i uprości rozliczenia. Z drugiej – znacząco ograniczy prywatność i niezależność finansową, zwłaszcza w relacjach między firmą a klientem indywidualnym. Dla urzędu skarbowego to ogromne narzędzie kontroli – z niemal natychmiastowym dostępem do informacji o tym, kto, co, za ile i od kogo kupuje.

Już teraz warto przygotować się na zmiany – zaktualizować systemy księgowe, przeszkolenie pracowników i zrozumienie, jakie dane będą trafiać do urzędów. Świadomość nadchodzących obowiązków pozwoli uniknąć przykrych niespodzianek, kiedy KSeF wejdzie w życie na pełną skalę.