KSeF – czym jest Krajowy System e-Faktur, kogo dotyczy i jakie są najważniejsze terminy. Czy o ile nie mam firmy obowiązuje mnie KSeF?

Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF, to jedna z największych zmian w polskim systemie podatkowym ostatnich lat. Od 2026 roku wystawianie faktur VAT stopniowo przestaje być wyborem, a staje się obowiązkiem. Pierwszy termin już minął, kolejne są tuż za nim. Wyjaśniamy, czym dokładnie jest KSeF, kto musi z niego korzystać i czy dotyczy także osób bez działalności gospodarczej.

Fot. Warszawa w Pigułce

Czym jest KSeF i po co go wprowadzono?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to państwowa platforma teleinformatyczna stworzona przez Ministerstwo Finansów. Jej zadaniem jest obsługa tzw. faktur ustrukturyzowanych. Chodzi o faktury wystawiane w jednolitym formacie XML, zgodnym z narzuconą strukturą danych.

W praktyce oznacza to, iż faktura przestaje być plikiem PDF wysyłanym e-mailem lub dokumentem papierowym. Staje się zestawem danych, który trafia najpierw do systemu KSeF, tam jest weryfikowany, otrzymuje numer identyfikacyjny i dopiero wtedy uznaje się ją za wystawioną. Odbiorca również pobiera ją z systemu, a administracja skarbowa ma do niej natychmiastowy dostęp.

Celem wprowadzenia KSeF jest uszczelnienie systemu VAT, ograniczenie wyłudzeń podatkowych oraz automatyzacja kontroli. Dla przedsiębiorców oznacza to z kolei ujednolicenie obiegu dokumentów i docelowo uproszczenie rozliczeń.

Jak wygląda wystawianie faktur w KSeF?

Faktura ustrukturyzowana powstaje w systemie księgowym podatnika lub bezpośrednio w bezpłatnej aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. Następnie trafia do KSeF, gdzie system sprawdza poprawność danych. jeżeli wszystko się zgadza, faktura zostaje przyjęta, otrzymuje numer KSeF i staje się dokumentem księgowym.

To moment przyjęcia faktury przez KSeF jest uznawany za datę jej wystawienia. Ma to znaczenie m.in. dla terminów rozliczeń VAT. Faktury są przechowywane w systemie przez co najmniej 10 lat i nie trzeba ich archiwizować we własnym zakresie.

Kluczowe terminy. Pierwszy obowiązek już za nami

Wdrożenie obowiązkowego KSeF zostało rozłożone na etapy.

1 lutego 2026 – duzi podatnicy

Pierwszy termin już minął. Od 1 lutego 2026 roku z KSeF muszą korzystać tzw. duzi podatnicy VAT. Chodzi o firmy, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem VAT przekroczyła 200 mln zł w poprzednim roku podatkowym.

Dla tej grupy KSeF stał się obowiązkowy zarówno przy wystawianiu, jak i odbieraniu faktur. Tradycyjne faktury papierowe i PDF przestały być w tym przypadku dopuszczalne.

1 kwietnia 2026 – pozostali przedsiębiorcy

Drugi, znacznie szerszy etap obejmuje większość rynku. Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF dotyczy pozostałych podatników, w tym małych i średnich firm oraz jednoosobowych działalności gospodarczych.

Obowiązek obejmuje zarówno podatników VAT czynnych, jak i zwolnionych z VAT, o ile wystawiają faktury. W praktyce oznacza to, iż niemal każda firma, która dokumentuje sprzedaż fakturami, musi korzystać z KSeF.

Kto ma obowiązek korzystania z KSeF?

KSeF dotyczy podatników prowadzących działalność gospodarczą i wystawiających faktury VAT. Nie ma znaczenia forma prawna działalności. Obowiązek obejmuje spółki, jednoosobowe działalności, fundacje prowadzące działalność gospodarczą oraz rolników ryczałtowych wystawiających faktury VAT RR.

System obejmuje także podatników zwolnionych z VAT, jeżeli wystawiają faktury. Sam fakt zwolnienia z VAT nie zwalnia z obowiązku korzystania z KSeF.

Czy osoby bez działalności gospodarczej muszą mieć KSeF?

To jedno z najczęściej zadawanych pytań. Odpowiedź jest jednoznaczna: nie.

Osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej i nie wystawiają faktur, nie muszą zakładać konta w KSeF ani korzystać z systemu. Konsument, który kupuje towar lub usługę na paragon lub otrzymuje fakturę jako osoba prywatna, nie ma żadnych obowiązków związanych z KSeF.

Wyjątkiem jest sytuacja, w której osoba prywatna występuje jako nabywca faktury VAT. Wtedy faktura trafia do KSeF po stronie sprzedawcy, ale odbiorca nie musi posiadać dostępu do systemu ani podejmować żadnych działań.

Co się stanie, jeżeli firma nie wdroży KSeF?

Brak korzystania z KSeF po wejściu obowiązku wiąże się z konsekwencjami. Wystawienie faktury poza systemem może zostać uznane za naruszenie przepisów, a dokument może nie wywoływać skutków podatkowych.

Przepisy przewidują również możliwość nakładania kar finansowych. Dodatkowo brak faktury w KSeF może powodować problemy z rozliczeniami, odliczeniem VAT oraz sporami z kontrahentami.

Co to oznacza dla przedsiębiorców?

Dla firm KSeF to nie tylko zmiana techniczna, ale też organizacyjna. Konieczne jest dostosowanie systemów księgowych, nadanie uprawnień pracownikom oraz zmiana procedur obiegu dokumentów. Wiele firm już teraz testuje integracje i uczy się pracy z nowym systemem, aby uniknąć problemów po pełnym wejściu obowiązku.

Dla najmniejszych przedsiębiorców oznacza to często konieczność zmiany programu do fakturowania lub rozpoczęcia korzystania z narzędzi udostępnionych przez administrację skarbową.

KSeF nie jest rozwiązaniem opcjonalnym. To nowy standard, który w 2026 roku obejmie niemal cały rynek. Im wcześniej firma się do niego przygotuje, tym mniej nerwów i kosztów poniesie w momencie, gdy system stanie się jedyną dopuszczalną drogą wystawiania faktur.